Código de comercio, título III, secciones I, II y III
LIBROS DE CONTABILIDAD:
Los libros de contabilidad son documentos en los que el empresario refleja las operaciones relacionadas con la gestión de su empresa.
Todos los libros y documentos contables deberán de ser llevados expresando los valores en euros, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras, ni raspaduras. No podrán usarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la legislación vigente o la práctica mercantil de general aceptación.
Algunos de estos libros deben de ser llevados obligatoriamente por el empresario, mientras que otros son voluntarios, pero pueden ayudar al empresario a tener más información y por lo tanto un mayor control de todas sus gestiones.
- Libros obligatorios:
- Libro diario
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
- Sociedades mercantiles: Libro de Actas, Libro Registro de Acciones Nominativas en las sociedades anónimas y en comandita por acciones y Libro Registro de Socios en las sociedades de responsabilidad limitada.
- Libros voluntarios:
- Libro Mayor
- Libros Auxiliares
Libro Diario: art.28.2 Código de Comercio: "El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate".
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: art.28.1. Código de Comercio. "El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales".
- El libro de Inventarios: estará compuesto por un listado que comprenda las diferentes partidas que forman el Patrimonio de la empresa, así como una valoración de las mismas.
- Balance de Comprobación de Sumas y Saldos: permite hacernos una idea sobre la situación de la empresa, y las operaciones realizadas en el periodo. El objetivo de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad.
- Las cuentas anuales: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la Memoria.
Libro Mayor: no es obigatorio, aunque si es imprescindible. En él se recogen los movimientos de las distintas cuentas contables de la empresa, por lo tanto se controlará de forma individual los cargos y abonos de cada cuenta según las operaciones registradas en el libro diario.
Libros Auxiliares:
- Los libros de Caja o Bancos: son los libros y documentos empleados para el control de tesorería en caja y bancos.
- Los libro de almacenes, empleados para el control de las existencias de los almacenes.
- Libros de clientes y proveedores.
LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS.
La legalización de los libros se hará en el Registro Mercantil de la localidad en donde tenga su domicilio social la empresa.
Además de los libros: Libro Diario, Libro de Inventarios y Libro de Actas, cuya legalización es obligatoria, los empresarios podrán legalizar los libros de detalle del Libro Diario y otros registros auxiliares.
La legalización se hará siguiendo una de las dos alternativas:
- Antes de su utilización. En el Registro Mercantil se anotará en el primer folio de cada libro una diligencia con todos los folios que tenga el libro correspondiente y en todas las hojas del mismo se pondrá el sello del Registro.
- Después de su utilización. También es válida la realización de asientos a través de ordenador, de calco u otro procedimiento sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados en el Registro Mercantil antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
Para solicitar la legalización se precisa acompañar los libros que pretenden legalizarse y una instancia dirigida al Registrador Mercantil competente, en la que se expondrán los datos siguientes:
- Identificación del empresario o sociedad.
- Relación de libros a legalizar. Con indicación de si están en blanco o formados por hojas anotadas debidamente encuadernadas, con detalle del número de folios u hojas que los componen.
- Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.
- Fecha de solicitud.
En la instancia se expresará si se presenta en formato digital o en papel.
Los sujetos sometidos a inscripción obligatoria y no inscritos sólo podrán solicitar la legalización una vez presentada a inscripción la escritura de constitución. Los libros no serán legalizados hasta que la inscripción se practique.
Calificación del Registro Mercantil: el mismo día del depósito el Registro Mercantil entrega un recibo en el que constan los documentos depositados, el día y hora de presentación. También consta el número y tomo del diario del Registro Mercantil en que se ha extendido el asiento.
El Registrador en un plazo de 15 días, prorrogable hasta 30 por causa justa, debe calificar el depósito, la identidad de los documentos, su integridad, la legitimidad de quienes los autorizan y la correcta toma de acuerdos de formulación de las cuentas, en lo que se refiere a convocatoria de la Junta y quorums mínimos.
Si el depósito es correcto la empresa podrá retirar la nota de despacho o certificación del mismo. Si el depósito es defectuoso, la empresa deberá retirar las cuentas con la nota de depósito defectuoso y solucionar el defecto o recurrir contra la calificación registral.
Plazo para la legalización: Los libros deberán ser presentados a legalización antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones.
OBLIGACIÓN DE CONSERVAR LOS LIBROS
Según el Código de Comercio: (Art. 30)
"Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo".
Según la legislación tributaria (Artículos 66 y 67 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria):
La legislación tributaria, sin embargo, define otros plazos. La Ley General Tributaria establece que prescriben a los 4 años, la acción de la Administración para determinar la deuda tributaria, para exigir el pago de deudas e imponer sanciones. Por tanto, según la normativa tributaria, deben conservarse los libros, documentos y justificantes durante 4 años, que es el periodo de prescripción.
Según la Ley del Impuesto de Sociedades (Artículo 25 del R.D. Leg. 4/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley del Impuesto de Sociedades):
La Ley del Impuesto de Sociedades permite compensar bases imponibles negativas durante 15 años para los periodos impositivos iniciados a partir de 1 de enero de 2002, y durante ese tiempo de compensación, la Administración puede exigir la acreditación de bases negativas mediante la exhibición de la contabilidad y soportes documentales.
TÍTULO III De la contabilidad de los empresarios.
Sección primera. De los libros de los empresarios (art. 25-33)
Sección primera. De los libros de los empresarios (art. 25-33)
CAPÍTULO I: De la legalización de los libros de los empresarios (art. 329-337)
Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital:
ART. 104. Libro Registro de Socios
Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas:
TÍTULO VI. Gestión del impuesto.
CAPÍTULO II. Obligaciones formales, contables y registrales.
