MAYO 2017

Hasta el 2 de mayo 

Modelo 195. Declaración Informativa. Declaración trimestral de cuentas u operaciones cuyos titulares no han facilitado el NIF a las Entidades de Crédito en el plazo establecido.

Desde el 11 de mayo hasta el 30 de junio 

         

RENTA D-100 Presentación en entidades colaboradoras, Comunidades Autónomas y oficinas de la AEAT de la declaración anual 2016

 Con resultado a ingresar con domiciliación en cuenta hasta el 26 de junio 22-05-2017 

Hasta el 22 de mayo 

RENTA Y SOCIEDADES 

Retenciones e ingresos a cuenta de rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta, ganancias derivadas de acciones y participaciones de las instituciones de inversión colectiva, rentas de arrendamiento de inmuebles urbanos, capital mobiliario, personas autorizadas y saldos en cuentas. 

 ⊿Abril 2017. Grandes empresas: 111, 115, 117, 123, 124, 126, 128, 230 

IVA 

⊿Abril 2017. Autoliquidación: 303 

⊿Abril 2017. Grupo de entidades, modelo individual: 322  

⊿Abril 2017. Declaración de operaciones incluidas en los libros registro del IVA e IGIC y otras operaciones: 340 

⊿Abril 2017. Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias: 349 

⊿Abril 2017. Grupo de entidades, modelo agregado: 353 

⊿Abril 2017. Operaciones asimiladas a las importaciones: 380 

IMPUESTO SOBRE LAS PRIMAS DE SEGUROS 

⊿Abril 2017: 430 

IMPUESTOS ESPECIALES DE FABRICACIÓN 

⊿Febrero 2017. Grandes empresas: 553, 554, 555, 556, 557, 558 

⊿Febrero 2017. Grandes empresas: 561, 562, 563 

⊿Abril 2017: 548, 566, 581

⊿Abril 2017: 570, 580 

⊿Primer trimestre 2017. Excepto grandes empresas: 553, 554, 555, 556, 557, 558 

⊿Primer trimestre 2017. Excepto grandes empresas: 561, 562, 563 

Declaración de operaciones por los destinatarios registrados, representantes fiscales y receptores autorizados: 510 

IMPUESTO ESPECIAL SOBRE LA ELECTRICIDAD 

⊿Abril 2017. Grandes empresas: 560

IMPUESTOS MEDIOAMBIENTALES 

⊿Primer trimestre 2017. Pago fraccionado: 583 

⊿Primer cuatrimestre 2017. Autoliquidación: 587 

Hasta el 31 de mayo 

DECLARACIÓN ANUAL DE CUENTAS FINANCIERAS EN EL ÁMBITO DE LA ASISTENCIA MUTUA 

⊿Año 2016: 289 

DECLARACIÓN ANUAL DE CUENTAS FINANCIERAS DE DETERMINADAS PERSONAS ESTADOUNIDENSES 

⊿Año 2016: 290

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LOS ARCHIVOS EN LA EMPRESA

Las consecuencias más importantes por no establecer un protocolo de gestión documental son: 

• pérdidas de tiempo, más del 30% del tiempo de los empleados se malgasta buscando documentos o repitiendo tareas ya realizadas.
• mal servicio al cliente, retrasando los tiempos de respuesta y provocando una mala imagen en la organización de la empresa, 
• duplicidad o pérdidas de documentos, 
• seguridad, falta de control al acceso a información confidencial o sujetos a la protección de datos. (Ley orgánica 15/1999 del 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal)
• aumento de los gastos, como papel, tóner....

Hasta hace todo lo relacionado con la gestión documental se consideraba como una actividad secundaria, cuando es todo lo contrario, un buen sistema de archivo aporta a la organización un aumento en la eficacia del desarrollo de sus actividades, mejora los procesos de la dirección, la seguridad jurídica, el rendimiento global de los trabajadores, la imagen interna de la empresa y la cultura corporativa.

Acciones generales a llevar a cabo, que cada empresa tiene que adaptar a sus necesidades:

1. Establecer un protocolo por escrito, en el que designaremos la persona responsable de la gestión documental de nuestra empresa, de esta manera evitaremos la falta de control y seguimiento de nuestros archivos. Y quedará por escrito la forma de proceder a la hora de archivar toda la documentación de la empresa, y en el caso, de ausencia de la persona responsable, cualquier otro podría continuar con la labor, o encontrar cualquier documento en el menor tiempo posible, (el tiempo no es oro, pero vale más que el oro).
2. Recepción, habilitar un lugar donde se puedan depositar los documentos pendientes de tramitar, contabilizar y archivar.
3. Clasificación y archivo.
4. Espacio para el archivo, dependerá del tamaño del volumen de documentos que mueva la empresa. Los archivadores estarán perfectamente rotulados, el tipo de documentación que contienen y el ejercicio al que pertenecen. Se pueden establecer dos espacios diferentes: uno con los documentos del ejercicio en curso y otro con toda la documentación de ejercicios pasados. 
5. Tener en cuenta una serie de normas, por ejemplo: si alguien necesita el original de un documento, se archivará en su lugar una fotocopia en la que se hará constar, la fecha, los motivos y el nombre y firma de la persona a la que se le entrega.

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ARCHIVO CORPORATIVO

En este archivo se guardarán todos los documentos relacionados con la identidad de la empresa y documentos a temporales como pueden ser:

• Hacienda: CIF, modelo 036/037 declaración censal de alta y modificaciones, fotocopias del DNI de los socios y administrador.
• Contratos: de telefonía, bancarios, seguros, arrendamientos, etc.
• Escrituras, constitución de sociedades, avales, etc.
• Seguridad social, alta del centro de trabajo, código cuenta de cotización de la empresa, etc.
• Varios como marcas, patentes, registros, etc.

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CONTABILIDAD

PROVEEDORES

Con respecto a los proveedores tendremos los siguientes archivadores:

1. Presupuestos.
2. Albaranes.
3. Facturas comprobadas, contabilizadas y pendientes de pagar.
4. Facturas pagadas.

Para todos estos archivadores utilizaremos el mismo método, primero por orden alfabético A/Z y segundo por fecha.

Generalmente las facturas de proveedores se archivan utilizando el orden correlativo que nos proporciona la contabilidad que va del 1 al 9999999..., es decir, una vez que las facturas son comprobadas y contabilizadas se les asigna un número obligatorio por el reglamento del IVA. Para encontrar las facturas que estarían todas mezcladas, si tenemos en cuenta los proveedores, pero numeradas como un libro y se utilizaría la informática para saber que números corresponde a cada proveedor. Este sistema está bien cuando el número de facturas que recibes de tus proveedores al año no es muy elevado. Pero si necesito todas las facturas de un proveedor, el cual me manda más de una por mes y además tengo más de 100 proveedores, la cosa se complica, y además si archivamos por orden alfabético no dependeremos del sistema informático.

Por orden alfabético: la alfabetización de personas se realiza colocando primero los apellidos y luego el nombre, y, en el caso de las empresas, corporaciones e instituciones por la denominación fiscal, no comercial.

Ejemplo: si tengo de proveedor a la Central Lechera Asturiana, sus facturas se archivarían según su denominación fiscal, Corporación Alimentaria Peñasanta, S.A.

CLIENTES:

1. Presupuestos.

2. Facturas comprobadas, contabilizadas y pendientes de cobrar.
3. Facturas cobradas.

Utilizaremos el mismo método que con los proveedores, primero por orden alfabético y dentro de cada cliente por orden cronológico.

BANCOS
Utilizaremos un archivador para cada banco, los justificantes del banco se ordenaran por fechas junto con los extractos del banco, de esta manera podremos comprobar los movimientos de los bancos sin tener que acudir a la contabilidad.

CAJA
Todos los documentos de caja se archivaran por fecha junto con los arqueos diarios que se realicen. Todas las entregas de dinero en efectivo tienen que estar claramente identificadas, justificadas y firmadas.

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FISCAL

Para poder mantener los impuestos ordenados y controlados se guardarán en los archivadores de IMPUESTOS, se utilizaran tantos como necesitemos, ordenados por grupos y fechas. Por ejemplo, tenemos que tener en cuenta los siguientes impuestos:

• Impuesto de sociedades y los pagos a cuenta del 1º Trimestre, 2ºT.....
• IRPF 1T, 2T...
• IVA 1T, 2T, 3T, resumen anual.
• Otras declaraciones a Hacienda.
• Impuestos del Ayuntamiento.
• Impuestos especiales.

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LABORAL

Estos ficheros hay que tratarlos con sumo cuidado de acuerdo a la Ley orgánica 15/1999 del 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal. En el art. 9: seguridad de los datos, se establece que el empresario debe adoptar en su organización las medidas de índole técnicos y organizativos necesarias, que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.... Y en el artículo 7 establecen los datos especialmente protegidos.
Nóminas, se ordenarán por meses: enero, febrero... y dentro de cada mes por orden alfabético.

Datos del personal, se pueden utilizar carpetas colgantes en las que guardaremos todos los documentos relacionados con nuestros trabajadores, en cada una de ellas archivaremos: ficha del trabajador con su datos, copia del DNI, declaración del IRPF y situación familiar, contrato de trabajo, aceptación de normas laborales, revisiones médicas y controles, entregas de EPIs e información de seguridad, bajas y altas médicas, etc. Ordenadas alfabéticamente.

Otro archivador para los planes de seguridad, contratos con empresas asociadas de prevención, planes de formación ,etc.

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OTROS ARCHIVOS O REGISTROS AUXILIARES

Según la actividad que tenga la empresa necesitará algún otro archivador suplementario o una caja blanca de archivo definitivo.

En resumen usaremos tantos archivadores como necesitemos, pero siempre y cuando estén bien guardados y puedan ser encontrados por cualquier persona.

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DECLARACIÓN INDIVIDUAL O CONJUNTA. UNIDAD FAMILIAR

En primer lugar, debemos de tener claro el concepto de unidad familiar en la declaración de la renta, ya que es un elemento clave para entender cuando podemos formar una unidad familiar con nuestros hijos y poder hacer la declaración conjunta.

¿Quién forma parte de la unidad familiar?

Tendremos dos tipos de unidad familiar:

1. Cuando existe matrimonio. La unidad familiar estará formada por los cónyuges y los hijos si los hubiera, que cumplan los siguientes requisitos:

• Menores de 18 años, con excepción de los hijos que bajo el consentimiento de los padres se encuentren independizados.
• Mayores de 18 años, incapacitados judicialmente sujetos a patria potestad prorrogada o rehabilitada.

2. Cuando existe separación legal o inexistencia de matrimonio. La unidad familiar estará formada por el progenitor (el padre o la madre) y todos los hijos que cumplan los requisitos del punto anterior.

Hay que tener en cuenta que:

• Ninguna persona puede formar parte de dos unidades familiares al mismo tiempo. 
• La determinación de los miembros de la unidad familiar se realizará atendiendo a la situación existente a 31 de diciembre de cada año, si por ejemplo, uno de los hijos cumpliera 18 años durante el ejercicio, éste dejaría de formar parte de la misma.

Las parejas de hecho,  la administración no contempla que una pareja de hecho pueda formar una unidad familiar en la que se incluyan los padres e hijos. En estos casos los hijos podrán formar parte de una unidad familiar mono parental, con uno de los padres, pudiéndose cambiar ésta cada año.

¿Tributación individual o conjunta?

A la hora de optar por la tributación conjunta hay que tener en cuenta una serie de cuestiones:

• La opción de tributación conjunta se ejercita cada año sin que sea vinculante para el resto de los ejercicios, calcularemos la declaración teniendo en cuenta las dos opciones, individual y conjunta, y de esta manera podremos elegir aquella que nos salga más beneficiosa.
• Uno de los principales inconvenientes de la tributación conjunta es la acumulación de las rentas de los miembros de la unidad familiar, que al ser un impuesto progresivo, hará que la carga tributaria global sea superior que en el tributación individual.
• Una vez que decidamos que tipo de tributación realizaremos, individual o conjunta, esta opción vinculará a todos los miembros de la unidad familiar. Si uno de ellos presentase la declaración individual, el resto tendrá que hacer lo mismo.
• Las pérdidas patrimoniales y bases liquidables generales negativas realizadas y no compensadas por los contribuyentes que formen parte de la unidad familiar en períodos impositivos anteriores, en los que hayan tributado individualmente son compensables en la tributación conjunta.
• Todos los miembros de la unidad familiar responden solidariamente de la deuda del impuesto.
• Los importes o límites cuantitativos a efectos de tributación individual se aplican en idéntica cuantía a la tributación conjunta, esto quiere decir, que no se elevarán o multiplicarán por el número de miembros de la unidad familiar, salvo las reducciones de la base prevista para la atención a situaciones de dependencia y envejecimiento que se aplican individualmente.

Por lo tanto elegir presentar la declaración de manera individual o conjunta dependerá de la situación económica de cada cónyuge, si se tiene hijos en común o no, si estos reciben algún tipo de rentas, etc. 

Como norma general la declaración conjunta interesa cuando en el caso de existir matrimonio y uno de los cónyuges no recibe ingresos o éstos son muy bajos, aunque siempre es interesante calcular la declaración teniendo en cuenta las dos opciones.

Si ambos cónyuges trabajan interesa la declaración individual, ya que cada uno tendría derecho al mínimo del contribuyente de 5.550 euros (en total 11.100 euros), si realizan la declaración conjunta esta reducción no se multiplica por dos sino que sólo tendrían derecho a 5.550 euros para los dos. Tenemos derecho también a una reducción en la base imponible de 3.400 euros anuales por declaración conjunta compuesta por matrimonios no separados legalmente (en caso de unidad familiar mono parental la reducción es de 2.150 euros), aún así la suma de los dos nos da 8.950 euros, que están por debajo de los 11.100 euros.

En tributación conjunta el incremento del mínimo personal en función de la edad podrá aplicarse por cada cónyuge que cumpla los requisitos (mayor de 65 años o de 75 años).

En el caso de tener derecho a la deducción por vivienda habitual: cada uno de ellos tienen derecho a deducir un 15% con un tope de 9.040 euros, haciendo declaraciones individuales pueden desgravar 1.356 euros cada uno (2.172 euros en total). Pero si la presentan conjunta la deducción para los dos sería solamente de 1.356 euros. En un principio y sin tener en cuenta otras cosas, si los dos trabajan, este sería un claro ejemplo de que sería más beneficiosa la declaración de forma individual y no conjunta.

Aportación a planes de pensiones, los límites máximos de reducción serán aplicados individualmente por cada mutualista o partícipe integrado en la unidad familiar.

Con el nuevo sistema Renta WEB, en el caso de que queramos que el programa nos calcule las dos opciones tendremos que tramitar la autorización de los datos del cónyuge y los hijos que hayan obtenido rentas mediante el número de referencia o la Cl@ave PIN de cada uno de ellos.

Una vez metidos o revisados todos los datos de la declaración, el programa nos da un resumen de todas las opciones que tenemos, y cuál es la más beneficiosa.

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