- pérdidas de tiempo, más del 30% del tiempo de los empleados se malgasta buscando documentos o repitiendo tareas ya realizadas.
- mal servicio al cliente, retrasando los tiempos de respuesta y provocando una mala imagen en la organización de la empresa,
- duplicidad o pérdidas de documentos,
- seguridad, falta de control al acceso a información confidencial o sujetos a la protección de datos. (Ley orgánica 15/1999 del 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal)
- aumento de los gastos, como papel, tóner....
Hasta hace todo lo relacionado con la gestión documental se consideraba como una actividad secundaria, cuando es todo lo contrario, un buen sistema de archivo aporta a la organización un aumento en la eficacia del desarrollo de sus actividades, mejora los procesos de la dirección, la seguridad jurídica, el rendimiento global de los trabajadores, la imagen interna de la empresa y la cultura corporativa.
Acciones generales a llevar a cabo, que cada empresa tiene que adaptar a sus necesidades:
- Establecer un protocolo por escrito, en el que designaremos la persona responsable de la gestión documental de nuestra empresa, de esta manera evitaremos la falta de control y seguimiento de nuestros archivos. Y quedará por escrito la forma de proceder a la hora de archivar toda la documentación de la empresa, y en el caso, de ausencia de la persona responsable, cualquier otro podría continuar con la labor, o encontrar cualquier documento en el menor tiempo posible, (el tiempo no es oro, pero vale más que el oro).
- Recepción, habilitar un lugar donde se puedan depositar los documentos pendientes de tramitar, contabilizar y archivar.
- Clasificación y archivo.
- Espacio para el archivo, dependerá del tamaño del volumen de documentos que mueva la empresa. Los archivadores estarán perfectamente rotulados, el tipo de documentación que contienen y el ejercicio al que pertenecen. Se pueden establecer dos espacios diferentes: uno con los documentos del ejercicio en curso y otro con toda la documentación de ejercicios pasados.
- Tener en cuenta una serie de normas, por ejemplo: si alguien necesita el original de un documento, se archivará en su lugar una fotocopia en la que se hará constar, la fecha, los motivos y el nombre y firma de la persona a la que se le entrega.
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ARCHIVO CORPORATIVO
En este archivo se guardarán todos los documentos relacionados con la identidad de la empresa y documentos a temporales como pueden ser:
- Hacienda: CIF, modelo 036/037 declaración censal de alta y modificaciones, fotocopias del DNI de los socios y administrador.
- Contratos: de telefonía, bancarios, seguros, arrendamientos, etc.
- Escrituras, constitución de sociedades, avales, etc.
- Seguridad social, alta del centro de trabajo, código cuenta de cotización de la empresa, etc.
- Varios como marcas, patentes, registros, etc.
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CONTABILIDAD
PROVEEDORES
Con respecto a los proveedores tendremos los siguientes archivadores:
- Presupuestos.
- Albaranes.
- Facturas comprobadas, contabilizadas y pendientes de pagar.
- Facturas pagadas.
Para todos estos archivadores utilizaremos el mismo método, primero por orden alfabético A/Z y segundo por fecha.
Generalmente las facturas de proveedores se archivan utilizando el orden correlativo que nos proporciona la contabilidad que va del 1 al 9999999..., es decir, una vez que las facturas son comprobadas y contabilizadas se les asigna un número obligatorio por el reglamento del IVA. Para encontrar las facturas que estarían todas mezcladas, si tenemos en cuenta los proveedores, pero numeradas como un libro y se utilizaría la informática para saber que números corresponde a cada proveedor. Este sistema está bien cuando el número de facturas que recibes de tus proveedores al año no es muy elevado. Pero si necesito todas las facturas de un proveedor, el cual me manda más de una por mes y además tengo más de 100 proveedores, la cosa se complica, y además si archivamos por orden alfabético no dependeremos del sistema informático.
Por orden alfabético: la alfabetización de personas se realiza colocando primero los apellidos y luego el nombre, y, en el caso de las empresas, corporaciones e instituciones por la denominación fiscal, no comercial.
Ejemplo: si tengo de proveedor a la Central Lechera Asturiana, sus facturas se archivarían según su denominación fiscal, Corporación Alimentaria Peñasanta, S.A.
CLIENTES:
1. Presupuestos.
2. Facturas comprobadas, contabilizadas y pendientes de cobrar.
3. Facturas cobradas.
3. Facturas cobradas.
Utilizaremos el mismo método que con los proveedores, primero por orden alfabético y dentro de cada cliente por orden cronológico.
Utilizaremos un archivador para cada banco, los justificantes del banco se ordenaran por fechas junto con los extractos del banco, de esta manera podremos comprobar los movimientos de los bancos sin tener que acudir a la contabilidad.
Todos los documentos de caja se archivaran por fecha junto con los arqueos diarios que se realicen. Todas las entregas de dinero en efectivo tienen que estar claramente identificadas, justificadas y firmadas.
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FISCAL
Para poder mantener los impuestos ordenados y controlados se guardarán en los archivadores de IMPUESTOS, se utilizaran tantos como necesitemos, ordenados por grupos y fechas. Por ejemplo, tenemos que tener en cuenta los siguientes impuestos:
- Impuesto de sociedades y los pagos a cuenta del 1º Trimestre, 2ºT.....
- IRPF 1T, 2T...
- IVA 1T, 2T, 3T, resumen anual.
- Otras declaraciones a Hacienda.
- Impuestos del Ayuntamiento.
- Impuestos especiales.
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LABORAL
Estos ficheros hay que tratarlos con sumo cuidado de acuerdo a la Ley orgánica 15/1999 del 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal. En el art. 9: seguridad de los datos, se establece que el empresario debe adoptar en su organización las medidas de índole técnicos y organizativos necesarias, que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.... Y en el artículo 7 establecen los datos especialmente protegidos.Nóminas, se ordenarán por meses: enero, febrero... y dentro de cada mes por orden alfabético.
Otro archivador para los planes de seguridad, contratos con empresas asociadas de prevención, planes de formación ,etc.
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OTROS ARCHIVOS O REGISTROS AUXILIARES
En resumen usaremos tantos archivadores como necesitemos, pero siempre y cuando estén bien guardados y puedan ser encontrados por cualquier persona.
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