FECHAS RELACIONADAS CON EL CIERRE DEL EJERCICIO

Ejercicio contable:

generalmente coincide con el año natural, aunque en España no hay nada preestablecido, ya que algunas empresas suelen cambiarlo como por ejemplo las estaciones de esquí cuyo ejercicio depende de la duración de la temporada o los colegios  que lo hacen coincidir con el calendario escolar, etc.

Teniendo en cuenta que el ejercicio contable coincida con el año natural podemos destacar las siguientes fechas:

Cierre del ejercicio: Normalmente es el 31 de diciembre. Elaboración del inventario.

Durante los tres meses siguientes al cierre del ejercicio: (generalmente entre el 1 de enero y el 31 de marzo), los administradores tienen este plazo para formular las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, y en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.
Es el artículo 253 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, el que determina el plazo de formulación de las   cuentas anuales: “Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.” 

Hasta el 30 de Abril: es el plazo que se tiene para legalizar los libros contables, el libro diario de la contabilidad, el libro de inventarios y cuentas anuales que incluye el inventario al cierre del ejercicio, las cuentas anuales completas, información de los balances de comprobación con periodicidad mínima trimestral.

Artículo 27.2 indica, refiriéndose a los libros legalizables en el Registro Mercantil: “2. Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En cuanto al libro de actas, se estará a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.”

Hasta el 30 de Junio: plazo para convocar la Junta General Ordinaria en la que se aprueban las cuentas anuales, se realiza un informe de gestión, propuesta de aplicación de resultados e informe de los auditores de cuentas, cuando la empresa esté obligada a ello.

Ley de Sociedades de Capital, que en su artículo 164.1 establece: “La junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.”

Una vez aprobadas las cuentas, se cuenta con un mes para proceder al depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, firmado por todos los administradores, fecha límite el 30 de julio.

El artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital, que dice textualmente: “Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también, el informe de gestión, si fuera obligatorio, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.”

El Reglamento del Registro Mercantil, que en su artículo 365.1 que reza lo siguiente: “Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.”

A los quince días de la fecha del depósito se obtiene la calificación registral sobre los documentos presentados. En el primer día hábil de cada mes siguiente al depósito se hará publicidad del mismo en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME). Además a partir de esa fecha cualquier persona puede solicitar y obtener información de todos los documentos depositados. 

Todos los libros de contabilidad y comprobantes se han de conservar durante 6 años, a partir del último asiento registrado en los libros.

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INFORMACIÓN OBTENIDA DE UN BALANCE II: EL FONDO DE MANIOBRA

FONDO DE MANIOBRA

El Fondo de Maniobra de una empresa, también llamado capital circulante, capital de trabajo, capital corriente, working capital o fondo neto de rotación, puede definirse de diversas formas, aunque la más habitual es:

El Fondo de Maniobra es la parte del Activo Corriente que se financia con Recursos Permanentes. Dicho de otra forma es la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente: el conjunto del efectivo, existencias y derechos de cobro en el corto plazo, menos el conjunto de tus obligaciones de pago a corto plazo.

El conjunto de Recursos Permanentes que la empresa necesita para financiarse durante el periodo de tiempo que pasa desde que paga a sus proveedores hasta que cobra de sus clientes.

Su estudio es una etapa indispensable dentro del análisis financiero de cualquier empresa, ya que permite conocer la estructura patrimonial de la misma, para así poder compararla con la que sería la más conveniente para ella. 

Tener un Fondo de Maniobra suficiente, es una garantía para la estabilidad de la empresa ya que, desde el punto de vista de la financiación, indica suficiencia de equilibrio financiero, al disponer de parte de su Activo Corriente (corto plazo) financiada con Recursos Permanentes (largo plazo).

CÁLCULO DEL FONDO DE MANIOBRA:

De las anteriores ecuaciones se desprenden dos enfoques diferentes:

1º.- El Fondo de Maniobra es el excedente de los Recursos Permanentes una vez financiado todo el Activo no corriente. Es aquella porción de los Recursos Permanentes que financian el Activo Corriente, o lo que es lo mismo, la parte del capital propio que se necesita para mantener el ritmo normal de la actividad productiva, (visión financiera, partimos del pasivo que representa la estructura financiera, el origen de los recursos financieros).

2º.- El Fondo de Maniobra es el excedente del Activo Corriente sobre el Pasivo Corriente, (visión económica, el activo representa la estructura económica de la empresa, la aplicación de los fondos).

Podemos tener tres situaciones:

■ Fondo de Maniobra = 0.

El Activo Corriente es igual al Pasivo Corriente, no existe un stock de seguridad, es decir, que no tenemos un saldo mínimo de materias primas y de productos terminados para poder hacer frente a las demandas de los consumidores, o un saldo mínimo de tesorería para hacer frente a pagos imprevistos.

La empresa corre el peligro de no poder hacer frente a sus compromisos de pago a C/P en el caso de que, por ejemplo, se pueda retrasar el cobro de algún cliente.

■ Fondo de Maniobra < 0.

En este caso parte del Activo no Corriente estará financiado con Pasivo Corriente, lo que puede situar a la empresa en una Suspensión de Pagos, la empresa es incapaz temporalmente de hacer frente a sus deudas a corto plazo, la empresa tiene activos que no son lo suficientemente líquidos para hacer frente a los pagos más inminentes.

Tendrá que intentar conseguir aplazamientos, refinanciación o un nuevo pacto contractual en las condiciones de pago. 

Una situación más complicada que la anterior es la Quiebra Técnica, se da cuando el valor en libros del activo es inferior al valor de las deudas contraídas con terceros, dando lugar a un patrimonio neto negativo debido a las pérdidas prolongadas en el tiempo en los distintos ejercicios financieros. 

■ Fondo de Maniobra > 0.

En este caso sí tenemos un stock de seguridad necesario para el funcionamiento diario de la empresa,  el cual debe permanecer de forma permanente en la empresa mientras ésta siga en funcionamiento, se considera una inversión a largo plazo, por lo que tendrá que estar financiada con Recursos Permanentes.

¿El Fondo de Maniobra debe ser siempre positivo?

En principio un Fondo de Maniobra ha de ser positivo, ya que de lo contrario, se daría la circunstancia de no contar con un colchón de seguridad a la hora de atender sus obligaciones.

Tampoco es conveniente que este Fondo de Maniobra positivo sea excesivo, ya que conllevaría un coste de oportunidad,  tendría recursos sin rentabilizar, los cuales podrían destinarse a financiar nuevas inversiones. 

Hay empresas que dependiendo del sector en el que operen, el plazo medio de cobro de clientes, el plazo medio de pago de proveedores, plazo medio de producción, es decir, por la velocidad a la que se mueven sus masas patrimoniales, pueden tener un Fondo de Maniobra negativo y no presentar suspensión de pagos, por ejemplo, en empresas del sector de alimentación o de la distribución, en las que el cobro de los clientes es en efectivo y sin embargo el pago a los proveedores suele ser a noventa días.

FONDO DE MANIOBRA ÓPTIMO

Una cuestión que nos tenemos que plantear es la siguiente: 

¿es suficiente tener un Fondo de Maniobra positivo para evitar una situación de insolvencia?

Vamos a ver la estructura del Activo Corriente y del Pasivo Corriente.

El Activo Corriente: son aquellas partidas que nacen y desaparecen durante el proceso productivo.

Existencias: desde que compramos la materia prima hasta que la vendemos, tenemos nuestro dinero invertido en las existencias, es decir, lo tenemos en el almacén.

Realizable: desde que realizamos la venta hasta que cobramos, tendremos unos derechos de cobro, es decir, el dinero está en manos de nuestros clientes.

Disponible: una vez cobrado, volvemos a disponer de nuestro dinero que lo ingresamos en Caja o en una cuenta bancaria.

El Pasivo Corriente: son las obligaciones y las deudas a corto plazo.

Para que la empresa pueda atender los pagos sin problemas debe de haber una correlación entre la liquidez del activo y la exigibilidad del pasivo.

¿Qué pasa si hay un desfase entre la corriente de pagos y la corriente de cobros?

Esto nos llevaría a tener dificultades para poder hacer frente a nuestras deudas a corto plazo, por eso es necesario el stock de seguridad del que antes comentamos.

¿Qué pasa si la mayor parte de nuestro Activo Corriente está formado por existencias? 

Sólo contaríamos con la parte del realizable y del disponible para atender nuestras deudas, pero si la suma de éstas dos es inferior al pasivo corriente, otra vez nos encontraríamos con dificultades para pagar.

Por lo tanto para obtener un Fondo de Maniobra óptimo, no solo vale que sea positivo, sino que tendremos que tener suficiente realizable y disponible para hacer frente a nuestras deudas, ya que son las partidas con mayor liquidez de las que podremos disponer.

FONDO DE MANIOBRA ÓPTIMO

REALIZABLE + DISPONIBLE ≈ PASIVO CORRIENTE

ANÁLISIS DEL FONDO DE MANIOBRA

Para realizar un buen análisis del Fondo de Maniobra no sólo se calcula el balance de la sociedad real, sino también el que sería ideal para la empresa en estudio.

Podremos de esta forma saber si la empresa funciona con una estructura de equilibrio financiero adecuada a sus necesidades, y de esta forma, atenderá correctamente sus compromisos en tiempo y forma.

Pero como hemos dicho anteriormente hay empresas que pueden funcionar perfectamente con un Fondo de Maniobra negativo, por lo que tendremos que ampliar el estudio teniendo en cuenta lo plazos de pago y cobro de la empresa, que es lo que denominamos análisis del Periodo Medio de Maduración y/o análisis del Ciclo de Caja, cuyo estudio es el paso previo para determinar el Fondo de Maniobra necesario de una empresa, y de esta forma evaluar si se está trabajando con el Fondo de Maniobra que se necesita, aunque éste sea negativo.

Fondo de maniobra necesario, calculado a través del presupuesto de tesorería.

El método más sencillo y a la vez más exacto para saber cuál es el Fondo de Maniobra necesario, es el que se basa en el presupuesto de tesorería de las actividades ordinarias de la empresa analizada.

Consiste en confeccionar un presupuesto de caja de las actividades ordinarias de la empresa a corto plazo (los siguientes 12 meses). Teniendo en cuenta el saldo disponible al principio del período, el saldo mínimo necesario al final y los flujos netos de tesorería previstos, se puede saber si se precisará financiación adicional para el circulante.

Si la empresa ha de realizar transacciones extraordinarias u otros movimientos relacionadas con inversiones en inmovilizado o con préstamos, tendrá que tenerlo en cuenta e incluirlo al estimar sus necesidades financieras.

RELACIÓN ENTRE FONDO DE MANIOBRA APARENTE Y FONDO DE MANIOBRA NECESARIO.

Fondo de Maniobra Aparente: es el que la empresa tiene realmente, el cual se puede obtener del último balance de situación.

Fondo de Maniobra Necesario: es el que necesita realmente la empresa para financiar adecuadamente su explotación.

Si el Fondo de Maniobra Aparente es menor que el Necesario, se necesita financiación adicional, déficit de Fondo de Maniobra, se tendrán que tomar alguna de las medidas siguientes o una combinación de ellas para evitar problemas de liquidez y suspensión de pagos:

• Reducir los plazos del ciclo de maduración para disminuir las necesidades del fondo de maniobra.
• Intentar que las materias primas sean almacenadas por los proveedores.
• Reducir los días del ciclo de producción
• Reducir las existencias de productos acabados.
• Facturar antes a los clientes.
• Cobrar antes de los clientes.
• Negociar con los proveedores plazos de pago más largos.
• Aumentar el capital propio o el pasivo no corriente.
• Vender activo no corriente.
• Reducir el pasivo corriente.

 Y si se da el caso contrario, existe un superávit del Fondo de Maniobra, se puede estar infrautilizando algunos elementos del activo corriente. Se deberían tomar las siguientes medidas:

• Rentabilizar al máximo la inversión en activo corriente.
• Reducir los capitales permanentes.

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PRINCIPALES NOVEDADES EN EL IRPF 2017

PRINCIPALES 

NOVEDADES 

EN EL IRPF 2017

Plazos de presentación:  del borrador de declaración y de las declaraciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas estará comprendido entre el 4 de abril y 2 de julio de 2018, ambos inclusive. 

Acceso al borrador

A partir del 15 de marzo estará disponible una nueva aplicación móvil, con la que se puede acceder a los datos fiscales, ver el resumen del borrador y confirmarlo.

Lo que no podemos hacer es modificar la declaración ni incluir datos adicionales, eso lo tendremos que hacer desde la Renta Web.

Domiciliación bancaria: con resultado a ingresar, desde el día 4 de abril hasta el 27 de junio de 2018, ambos inclusive.

Número de Referencia: 
Necesitaremos el NIF, el importe de la casilla 450 de la RENTA 2016 y como novedad para este ejercicio, la fecha de caducidad del DNI. 
Si no se presentó declaración el ejercicio anterior, el importe de la casilla 450 fue cero o nuestro DNI es de carácter permanente, alternativamente seguirá siendo necesario aportar un código IBAN de una cuenta en la que figure como titular.

Retenciones:

Como consecuencia de la consideración de ganancia patrimonial de la transmisión de derechos de suscripción a partir de 1 de enero de 2017, se regulan las retenciones a practicar:

• Están sujetas a retención las ganancias patrimoniales derivadas de la transmisión de los derechos de suscripción previstas en las letras a) y b) del apartado 1 del artículo 37 LIRPF.
• Estarán obligados a retener o ingresar a cuenta, la entidad depositaria y, en su defecto, el intermediario financiero o el fedatario público que haya intervenido en la transmisión.
• La obligación de practicar retención o ingreso a cuenta nacerá en el momento en que se formalice la transmisión, cualesquiera que sean las condiciones de cobro pactadas. Cuando la obligación recaiga en la entidad depositaria, ésta practicará retención o ingreso a cuenta en la fecha en que reciba el importe de la transmisión para su entrega al contribuyente.
• La retención a practicar será el 19 por ciento.

(Se modifican los artículos 75.1, 76.2, 78.3 y 99.3 del RIRPF)

Rectificación de autoliquidaciones:

Se introduce una nueva vía para presentar solicitud de rectificación de autoliquidación con la que subsanar un error que hubiera perjudicado al obligado tributario utilizando el propio modelo de declaración.

Este procedimiento, en el caso de que la Administración se limite a contrastar la documentación presentada por el interesado con los datos y antecedentes obrantes en su poder y acuerde rectificar la autoliquidación en los términos solicitados por el contribuyente, tendrá las siguientes especialidades respecto de las normas generales previstas para los procedimientos de gestión:

• Al no realizarse actuaciones formales de comprobación, el acuerdo estimatorio no tendrá el efecto de cierre a ulteriores comprobaciones, esto es, no impedirá la posterior comprobación objeto del procedimiento.
• Si el acuerdo diese lugar a una devolución y no procediese el abono de intereses de demora, no hay necesidad de que la Administración tributaria efectúe una liquidación provisional, sino que se entenderá notificado dicho acuerdo por la recepción de la transferencia bancaria.

(Se añade artículo 67 bis del RIRPF)

Mínimo familiar por descendientes:

Con efectos a partir del 1 de enero de 2017, se asimilan a los descendientes, a los efectos de la aplicación del mínimo familiar por descendientes, además de aquellas personas vinculadas al contribuyente por tutela o acogimiento en los términos previstos en la legislación civil, a quienes tengan atribuida por resolución judicial su guarda y custodia.

(Se añade apartado 2 al artículo 53 del RIRPF)

Gastos de estudio para la capacitación o reciclaje del personal

Con efectos a partir de 1 de enero de 2017, se amplían los supuestos en que no tendrán la consideración de retribuciones en especie los estudios dispuestos por instituciones, empresas o empleadores y financiados directa o indirectamente ellos para la actualización, capacitación o reciclaje de su personal, cuando venga exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características de los puestos de trabajo, incluso cuando su prestación efectiva se efectúe por otras personas o entidades especializadas.

Tras la modificación, se entenderá que los estudios han sido dispuesto y financiados indirectamente por el empleado cuando se financien por otras empresas o entidades que comercialicen productos para los que resulte necesario disponer de una adecuada formación por parte del trabajador, siempre que el empleador autorice tal participación.

(Se modifica el artículo 44 del RIRPF)

http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/La_Agencia_Tributaria/Campanas/_Campanas_/Impuesto_sobre_la_Renta_de_las_Personas_Fisicas__IRPF_/_INFORMACION/Novedades/Publicadas_en_2018/Principales_novedades_tributarias_introducidas_por_el_Real_Decreto_1074_2017__de_29_de_diciembre_por_el_que_se_modifica_el_Re__ersonas_fisicas.shtml

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LIBROS CONTABLES

Código de comercio, título III, secciones I, II y III

LIBROS DE CONTABILIDAD: 

Los libros de contabilidad son documentos en los que el empresario refleja las  operaciones relacionadas con la gestión de su empresa. 

Todos los libros y documentos contables deberán de ser llevados expresando los valores en euros, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras, ni raspaduras. No podrán usarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la legislación vigente o la práctica mercantil de general aceptación.

Algunos de estos libros deben de ser llevados obligatoriamente por el empresario, mientras que otros son voluntarios, pero pueden ayudar  al empresario a tener más información y por lo tanto un mayor control de todas sus gestiones.

• Libros obligatorios:

• Libro diario
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
• Sociedades mercantiles: Libro de Actas, Libro Registro de Acciones Nominativas en las sociedades anónimas y en comandita por acciones y Libro Registro de Socios en las sociedades de responsabilidad limitada.

• Libros voluntarios:

• Libro Mayor
• Libros Auxiliares

Libro Diario: art.28.2 Código de Comercio: "El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate".

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: art.28.1. Código de Comercio. "El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales".

• El libro de Inventarios: estará compuesto por un listado que comprenda las diferentes partidas que forman el Patrimonio de la empresa, así como una valoración de las mismas.
• Balance de Comprobación de Sumas y Saldos: permite hacernos una idea sobre la situación de la empresa, y las operaciones realizadas en el periodo. El objetivo de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. 
• Las cuentas anuales: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la Memoria.

Libro de Actas: (art.26 del Código de Comercio) en el que se hará constar todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

Libro Mayor: no es obigatorio, aunque si es imprescindible. En él se recogen los movimientos de las distintas cuentas contables de la empresa, por lo tanto se controlará de forma individual los cargos y abonos de cada cuenta según las operaciones registradas en el libro diario.

Libros Auxiliares:

• Los libros de Caja o Bancos: son los libros y documentos empleados para el control de tesorería en caja y bancos.
• Los libro de almacenes, empleados para el control de las existencias de los almacenes.
• Libros de clientes y proveedores.

LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS.

(Registradores)

La legalización de los libros se hará en el Registro Mercantil de la localidad en donde tenga su domicilio social la empresa.

Además de los libros: Libro Diario, Libro de Inventarios y Libro de Actas, cuya legalización es obligatoria, los empresarios podrán legalizar los libros de detalle del Libro Diario y otros registros auxiliares.

La legalización se hará siguiendo una de las dos alternativas:

• Antes de su utilización. En el Registro Mercantil se anotará en el primer folio de cada libro una diligencia con todos los folios que tenga el libro correspondiente y en todas las hojas del mismo se pondrá el sello del Registro.
• Después de su utilización. También es válida la realización de asientos a través de ordenador, de calco u otro procedimiento sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados en el Registro Mercantil antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Para solicitar la legalización se precisa acompañar los libros que pretenden legalizarse y una instancia dirigida al Registrador Mercantil competente, en la que se expondrán los datos siguientes:

• Identificación del empresario o sociedad.
• Relación de libros a legalizar. Con indicación de si están en blanco o formados por hojas anotadas debidamente encuadernadas, con detalle del número de folios u hojas que los componen.
• Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.
• Fecha de solicitud.

En la instancia se expresará si se presenta en formato digital o en papel.

Los sujetos sometidos a inscripción obligatoria y no inscritos sólo podrán solicitar la legalización una vez presentada a inscripción la escritura de constitución. Los libros no serán legalizados hasta que la inscripción se practique.

Calificación del Registro Mercantil: el mismo día del depósito el Registro Mercantil entrega un recibo en el que constan los documentos depositados, el día y hora de presentación. También consta el número y tomo del diario del Registro Mercantil en que se ha extendido el asiento.

El Registrador en un plazo de 15 días, prorrogable hasta 30 por causa justa, debe calificar el depósito, la identidad de los documentos, su integridad, la legitimidad de quienes los autorizan y la correcta toma de acuerdos de formulación de las cuentas, en lo que se refiere a convocatoria de la Junta y quorums mínimos.

Si el depósito es correcto la empresa podrá retirar la nota de despacho o certificación del mismo. Si el depósito es defectuoso, la empresa deberá retirar las cuentas con la nota de depósito defectuoso y solucionar el defecto o recurrir contra la calificación registral.

Plazo para la legalización: Los libros deberán ser presentados a legalización antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones.

OBLIGACIÓN DE CONSERVAR LOS LIBROS

Según el Código de Comercio: (Art. 30) 

"Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo".

Según la legislación tributaria (Artículos 66 y 67 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria):

La legislación tributaria, sin embargo, define otros plazos. La Ley General Tributaria establece que prescriben a los 4 años, la acción de la Administración para determinar la deuda tributaria, para exigir el pago de deudas e imponer sanciones. Por tanto, según la normativa tributaria, deben conservarse los libros, documentos y justificantes durante 4 años, que es el periodo de prescripción.

Según la Ley del Impuesto de Sociedades (Artículo 25 del R.D. Leg. 4/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley del Impuesto de Sociedades):

La Ley del Impuesto de Sociedades permite compensar bases imponibles negativas durante 15 años para los periodos impositivos iniciados a partir de 1 de enero de 2002, y durante ese tiempo de compensación, la Administración puede exigir la acreditación de bases negativas mediante la exhibición de la contabilidad y soportes documentales.

Real Decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el Código de Comercio:

  TÍTULO III De la contabilidad de los empresarios.
    Sección primera. De los libros de los empresarios (art. 25-33)

Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil:

  TÍTULO III: De otras funciones del Registro Mercantil
    CAPÍTULO I: De la legalización de los libros de los empresarios (art. 329-337)

Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital:
   ART. 104. Libro Registro de Socios

Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas:
    TÍTULO VI. Gestión del impuesto.
     CAPÍTULO II. Obligaciones formales, contables y registrales.

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INFORMACIÓN OBTENIDA DE UN BALANCE. Parte I

Real Decreto 1514/20017 de 16 de noviembre "Las cuentas anuales de una empresa comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos forman una unidad. No obstante, el estado de flujos de efectivo no será obligatorio para las empresas que puedan formular balance, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria abreviados"

Existen dos documentos normalizados que reúnen los datos esenciales para analizar la situación economicofinanciera de un vistazo:

• La cuenta de Pérdidas y Ganancias, recoge los ingresos y gastos del periodo y la diferencia entre ellos nos da las pérdidas o beneficios.
• El Balance de Situación que relaciona el conjunto de  bienes, derechos y obligaciones que una empresa tiene en un momento determinado. 

Existen otros documentos que amplían y detallan la información como es la memoria, el estado de flujos de efectivo y el estado de cambios en el patrimonio neto. Sin embargo con el balance y la cuenta de resultados podemos saber si una empresa va mal, qué problemas puede tener de liquidez, solvencia, etc.

Si nos centramos en el análisis del balance podemos obtener la siguiente información:

• Situación de liquidez o capacidad de pago
• Endeudamiento.
• Independencia financiera
• Ofrece garantías patrimoniales ante terceros.
• Capitalización, ¿es correcta la proporción entre capitales propios y deudas?
• Gestión de los activos.
• Equilibrio financiero.

EL BALANCE 

El Balance representa la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado, es un concepto estático, como una fotografía.

El Balance nos va a decir lo que la empresa tiene y lo que debe, tendremos por un lado la inversión, que son todos los bienes y derechos propiedad de la empresa como pueden ser una furgoneta, los ordenadores, las mercancías, el dinero en el banco, etc. Y por otro lado tendremos la financiación, en el que podemos incluir el capital aportado, lo que debemos a los proveedores, hacienda, bancos, etc. 

Se denomina activo a lo que la empresa tiene y patrimonio neto más pasivo lo que la empresa debe. Siempre se cumple la siguiente ecuación: 

Activo = Patrimonio Neto + Pasivo, o lo que es lo mismo, todo lo que la empresa tiene se lo debe a alguien.

El balance es la principal fuente de información para saber cuál es la situación financiera de una empresa, la capacidad que tiene una empresa para hacer frente a sus obligaciones de pago, ya que en él se encuentran relacionados todas las deudas de la empresa y los bienes disponibles para hacerles frente.

CONCEPTOS BÁSICOS:

EL ACTIVO: El activo de una empresa está constituido por los bienes, derechos y otros recursos controlados por la empresa resultante de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa obtenga rendimientos futuros. Se ordena según la liquidez de los elementos, es decir, según la capacidad de convertirse en disponible. 

Los activos se pueden dividir en:

• Activos no corrientes. Son recursos con una duración permanente (superior a un año) y no pensados para la venta. Se trata de maquinarias, coches u otros vehículos de empresa, ordenadores, patentes, terrenos, oficinas, etc. También se conocen como activos fijos o inmovilizado.
• Activos corrientes. Tienen una duración a corto plazo (inferior a un año) y están destinados a la venta. Se trata de materias primas o mercaderías que serán objeto de venta o facturación (existencias), las deudas que tienen tus clientes con tu empresa (realizable) y el dinero que tu empresa dispone en efectivo y en sus cuentas bancarias (disponible). También se conocen como activos corrientes o activos circulantes. 

EL PASIVO: (recursos ajenos)está constituido por obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, para cuya extinción la empresa espera desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro. A estos efectos, se entienden incluidas las provisiones. 
Se ordena según la exigibilidad de los elementos, es decir, en función de la capacidad que tienen los elementos de pasivo de ser exigidos en un momento determinado.

El pasivo se clasifica:

• Los pasivos corrientes. Deudas y obligaciones a corto plazo (inferior a un año) en los que podemos incluir sueldos, impuestos, deudas comerciales, etc.
• Los pasivos no corrientes. Son las deudas y obligaciones a largo plazo (superior a un año)

EL PATRIMONIO NETO: (recursos propios) se incluyen las aportaciones hechas por los socios, los beneficios retenidos en la empresa o reservas y los beneficios, o en su caso, pérdidas. Característica principal de los recursos propios es que no son exigibles, no tienen fecha de vencimiento.

ANALIZAR UN BALANCE

Una vez que tenemos claro lo que es un balance, trataremos de realizar un análisis claro y sencillo utilizando el sentido común, que con solo un vistazo podamos saber cuál es la situación patrimonial y financiera de una empresa. Existen multitud de ratios que nos darán una cantidad de cifras inútiles, difíciles de interpretar y que no nos llevarán a ninguna conclusión práctica.

OBJETIVO: saber cuál es la situación financiera de la empresa, cómo se ha llegado a ella, ver la evolución para establecer una tendencia y poder preveer hacia dónde se dirige, y tener la oportunidad de tomar decisiones.

En primer lugar de un solo vistazo al activo, podemos saber si el tamaño del activo es el adecuado. La representación gráfica general del activo es la siguiente:

Si el activo difiere de este esquema será debido a la actividad de la empresa, el balance ideal con el que debería trabajar toda empresa, sería aquel que en función de su actividad más se pareciese a los siguientes:

• Empresas industriales, fabriles o transformadoras al 100%: inversión elevada en inmovilizado, necesidad de una financiación a largo plazo.
• Empresas comerciales, el peso de su activo corriente será importante en relación al total activo, y dentro del mismo cobrará más importancia la cuenta de existencias, son empresas que no transforman, sino que venden lo mismo que han adquirido. La mayor parte de su financiación es a corto plazo, es decir, la obtenida de sus proveedores.
• Empresas de servicios, es la que tiene el volumen de inversión más reducido, la cuenta que cobrará más importancia será la de clientes.

En segundo lugar mediante un análisis vertical utilizando un balance en porcentajes, que nos permitirá observar el peso que cada una de las partidas tiene dentro del activo y del pasivo, además de comprobar:

1. Si el activo corriente supera al pasivo corriente, tenemos suficiente liquidez para hacer frente a las deudas que vencen en un plazo inferior a un año.
2. Si los recurso permanentes (fondos propios y pasivo a largo plazo) cubren totalmente los activos no corrientes.

Si se cumplen estos dos requisitos estaremos hablando de una empresa equilibrada financieramente.

Con este método podemos hacer una rápida comprobación de las cifras de los estados financieros de dos años consecutivos, y de esta manera ver cual ha sido la evolución de la empresa. También se puede tomar una serie de años superior a dos y de esta forma observar la evolución de la empresa. 
Es deseable poder hacer una comparación con los datos medios del sector al que pertenecemos y aplicarse a otros estados financieros como la cuenta de pérdidas y ganancias, cuadro de financiación y estados de tesorería.

En tercer lugar, podemos calcular también los porcentajes de las distintas masas patrimoniales. Contando con la representación gráfica del balance, y pudiendo comparar las distintas masas que lo componen, podemos empezar a obtener conclusiones visuales sobre su equilibrio, endeudamiento, etc.

Realizaremos un estudio general que luego se podrán ampliar con otras más específicas:
Activo corriente y pasivo corriente. Determinar hasta donde alcanza la suma de su saldo disponible en caja y bancos, más el cobro de todas sus cuentas a cobrar, más la venta de la totalidad de sus existencias, en relación a sus deudas a corto plazo. Obtendremos el volumen de liquidez con que la empresa cuenta para atender sus pagos a corto plazo. Se pueden dar diferentes situaciones:

• Activo corriente igual al pasivo corriente (fondo de maniobra cero), en este caso las deudas a corto plazo están financiadas por el activo corriente de la empresa. Tenemos que saber como esta formado ese activo corriente, ya que si la mayor parte está formado por existencias habrán de venderse para hacer frente a las deudas a corto plazo y no siempre es fácil venderlas. Lo lógico sería que el disponible más el realizable fuese suficiente para cubrir el pasivo corriente y así evitar el peligro de la "suspensión de pagos". 
• Activo corriente mayor a pasivo corriente (fondo de maniobra positivo), en este caso activo corriente estará financiando al pasivo corriente y parte del pasivo a largo plazo, lo que se traduce en una situación financiera sólida. Pero, ¿cuánto mayor ha de ser el activo corriente? Esto dependerá del tipo de sector al que pertenezca la empresa, pero si el activo corriente es mayor al doble del pasivo corriente, puede que se este infrautilizando su activos corrientes y obtenga poca rentabilidad, debería evaluarse la posibilidad de reducir los excesos de existencias, deudores comerciales o efectivo.
• Activo corriente inferior al pasivo corriente (fondo de maniobra negativo), en este caso parte de las deudas a corto plazo se tienen que hacer frente con activo no corriente, situación peligrosa que nos puede llevar a una suspensión de pagos, pues no se genera suficiente flujo de caja para hacer frente a las deudas a corto plazo.

Efectivo más deudores y pasivo corriente. Mediante esta comparación queremos saber hasta donde podría atender  la empresa sus compromisos a corto plazo sin vender nada más. Nos dará una idea del volumen de tesorería con que puede contar la empresa para atender sus pagos. Es posible que la empresa tenga problemas de tesorería y por lo tanto para mejorar la situación tenga que reducir deudas a corto plazo mediante una ampliación de capital, reducir o eliminar el pago de dividendos, aumentar la autofinanciación, reconvertir deuda a corto plazo en deuda a largo plazo, vender activo no corrientes extra funcionales...

Patrimonio neto y patrimonio neto más pasivo. (Solidez de la empresa). Qué proporción representan los recursos propios frente al total de los recursos utilizados para su funcionamiento, se determina hasta que punto la empresa posee una autonomía propia, o esta excesivamente endeudada.

Generalmente las empresas puramente comercializadoras pueden desenvolverse con porcentajes de endeudamiento más elevados que las puramente fabriles o transformadoras. 

En una empresa fabril o transformadora pueden darse los siguientes casos:

• Patrimonio neto que representa el 40 o 50 % del total de los recursos, esta empresa esta suficientemente capitalizada.
• Patrimonio neto que representa menos del 40%, será un empresa descapitalizada, le falta capital y le sobran deudas, y tendrá que ampliar capital, o tomar medidas para generar más beneficios destinados a su autofinanciación.
• Patrimonio neto representa más del 50%, puede tener un capital excesivo del que no está obteniendo una buena rentabilidad o represente un esfuerzo importante para los accionistas.

En el caso de las empresas comerciales el patrimonio neto está alrededor del 30%

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