Ejercicio contable:
generalmente coincide con el año natural, aunque en España no hay nada preestablecido, ya que algunas empresas suelen cambiarlo como por ejemplo las estaciones de esquí cuyo ejercicio depende de la duración de la temporada o los colegios que lo hacen coincidir con el calendario escolar, etc.
Teniendo en cuenta que el ejercicio contable coincida con el año natural podemos destacar las siguientes fechas:
Cierre del ejercicio: Normalmente es el 31 de diciembre. Elaboración del inventario.
Durante los tres meses siguientes al cierre del ejercicio: (generalmente entre el 1 de enero y el 31 de marzo), los administradores tienen este plazo para formular las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, y en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.
Es el artículo 253 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, el que determina el plazo de formulación de las cuentas anuales: “Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.”
Es el artículo 253 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, el que determina el plazo de formulación de las cuentas anuales: “Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.”
Hasta el 30 de Abril: es el plazo que se tiene para legalizar los libros contables, el libro diario de la contabilidad, el libro de inventarios y cuentas anuales que incluye el inventario al cierre del ejercicio, las cuentas anuales completas, información de los balances de comprobación con periodicidad mínima trimestral.
Artículo 27.2 indica, refiriéndose a los libros legalizables en el Registro Mercantil: “2. Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En cuanto al libro de actas, se estará a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.”
Hasta el 30 de Junio: plazo para convocar la Junta General Ordinaria en la que se aprueban las cuentas anuales, se realiza un informe de gestión, propuesta de aplicación de resultados e informe de los auditores de cuentas, cuando la empresa esté obligada a ello.
Ley de Sociedades de Capital, que en su artículo 164.1 establece: “La junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.”
Una vez aprobadas las cuentas, se cuenta con un mes para proceder al depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, firmado por todos los administradores, fecha límite el 30 de julio.
El artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital, que dice textualmente: “Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también, el informe de gestión, si fuera obligatorio, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.”
El Reglamento del Registro Mercantil, que en su artículo 365.1 que reza lo siguiente: “Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.”
A los quince días de la fecha del depósito se obtiene la calificación registral sobre los documentos presentados. En el primer día hábil de cada mes siguiente al depósito se hará publicidad del mismo en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME). Además a partir de esa fecha cualquier persona puede solicitar y obtener información de todos los documentos depositados.
Todos los libros de contabilidad y comprobantes se han de conservar durante 6 años, a partir del último asiento registrado en los libros.
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