La definición del PGC (1514/2007 del 16 de noviembre) es la siguiente:
"Remesas de fondos recibidas cuya causa no resulte, en principio, identificable y siempre que no correspondan a operaciones que por su naturaleza deban incluirse en otros subgrupos.
Tales remesas permanecerán registradas en esta cuenta el tiempo estrictamente necesario para aclarar su causa.
Figurará en el pasivo corriente del balance.
Su movimiento es el siguiente:
a) Se abonará por los cobros que se produzcan, con cargo a cuentas del subgrupo 57.
b) Se cargará al efectuar la aplicación, con abono a la cuenta a que realmente corresponda."
Dicha definición nos deja claros tres puntos:
- Se tratan de fondos recibidos y no de pagos, ya que la salida de fondos deben de estar totalmente controlados. El uso generalizado de dicha cuenta para corregir descuadres, tanto para cargos como para abonos, es totalmente erróneo.
- Queda claramente especificado cuando dice que figurará en el pasivo corriente de la actividad.
- La función de esta cuenta es la de cuadrar entradas de fondos de forma provisional mientras averiguamos en qué cuenta tendremos que contabilizarlos, lo cual nos tendrá que llevar el tiempo estrictamente necesario. Al final del año esta cuenta tendría que estar totalmente saldada.POSIBLES SITUACIONES:
A. Nos ponemos a realizar la conciliación de las cuentas bancarias y nos encontramos un ingreso de 10.000€ cuyo origen desconocemos. Queremos dejar la cuenta del banco cuadrada así que realizamos el siguiente asiento, mientras averiguamos donde proviene ese ingreso:
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10.000 572 Bancos C/C, euros
a 555 Partidas pdtes.aplic. 10.000
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Mas tarde averiguamos que es el cobro de la factura de un cliente que teníamos pendiente, por lo que haremos el siguiente asiento:
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10.000 555 Partidas pdtes.aplicación
a 430 Clientes 10.000
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En el caso de que al final del ejercicio no logremos averiguar el origen de ese ingreso, tendremos que contabilizarlo en la cuenta 778 como ingresos excepcionales, ya que hacienda podría pensar que estamos enmascarando un ingreso para no tributar por él.
B. En el caso de encontrarnos un cargo en la cuenta corriente y no saber a que contrapartida llevarla, durante el tiempo que intentamos averiguarlo y para dejar la cuenta de bancos saldada, realizamos el siguiente asiento:
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10.000 555 Partidas pdtes.aplicación
a 572 Bancos C/C, euros 10.000
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Hemos dicho anteriormente que esta cuenta 555, figurará en el pasivo corriente de la entidad, por lo hay que tratar de averiguar lo antes posible el motivo de dicho cargo, ya que sino hacienda podría pensar que se tratan de pagos encubiertos a empleados, administradores, socios o cualquier otra persona. Si no se encuentra la contrapartida y aplicando la norma 22ª del PGC: "Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables", cancelamos la cuenta 555 contra una cuenta de reservas e informaremos en la memoria.
Conclusión: hay que realizar un uso prudente de esta cuenta y no utilizarla de manera automática para cuadrar saldos de caja y bancos. Hay que investigar su procedencia y tratar de resolverlo en el menor plazo de tiempo posible.
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