NOCIONES BÁSICAS SOBRE LAS FACTURAS

"Una factura es un documento de carácter mercantil que indica la compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la operación". 

Información que contiene una factura:

Toda factura y su copia correspondiente deben proporcionar la siguiente información:

· La numeración correlativa y serie de la factura.

· La identificación del vendedor y del comprador, debiendo constar:

ü  Nombre y apellidos o denominación social.

ü  NIF. El atribuido por la Administración Española o en su caso por la Admón. de otro estado miembro.

ü  Domicilio. Si el destinatario es persona física no empresario o profesional, no es necesario que conste el domicilio. Si es no residente, debe indicarse la localización del establecimiento permanente.

· Descripción de la operación empresarial que da origen a la factura y su contraprestación económica.

En caso de ser una operación sujeta y no exenta de IVA es obligatorio mencionar los siguientes datos:

ü  Datos necesarios para determinar la base imponible.

ü  El tipo impositivo.

ü  La cuota repercutida. Si está dentro del precio se adjuntará IVA INCLUIDO.

ü  Todas las cantidades expresadas en la factura lo serán en la misma unidad monetaria que la contraprestación total.

ü  Si la contraprestación está gravada por distintos tipos impositivos debe diferenciarse la parte correspondiente a cada tipo.

· Lugar y fecha de emisión

Datos adicionales: son datos obligatorios que hay que mencionar en situaciones fiscales puntuales que afectan a determinados grupos de autónomos o empresarios.

La Agencia Tributaria los señala en su página web. Se trata de los siguientes aspectos:

     • Factura exenta de IVA. Cuando se da el caso se ha de señalar y mencionar la norma fiscal, ya sea la Directiva Europea 2006/112/CE, de 28 de noviembre (para exportaciones, que están exentas de IVA) o los artículos correspondientes de la Ley del Impuesto.

    • Regímenes especiales. Si perteneces al régimen especial de las agencias de viaje o a los regímenes especiales de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección estás obligado a indicarlo.

     • Pagos anticipados. En caso de que tu cliente te haya adelantado una parte del pago has de referirlo en la factura.

     • Inversión del sujeto pasivo. Si el IVA recae sobre el receptor del producto o servicio, has de indicarlo con la referencia “inversión del sujeto pasivo”.

    • Facturación por el destinatario. Hay ocasiones en que los clientes son los que emiten la factura a su proveedor y eso hay que señalarlo.

En las entregas de medios de transporte nuevos, has de indicar la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas o las horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

Obligación de expedir factura

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma. También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

En todo caso, los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura en los siguientes supuestos:

·         Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.

·         Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

·         Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).

·         Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.

·    Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.

·      Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.

·     

Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

Tipos de factura

Hay sólo dos tipos de facturas  (desaparecen los tiques):
• Factura simplificada (sustituye a los tiques)
• Factura completa

Factura simplificada

Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:

• Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido)
• Facturas rectificativas.
• Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
• Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):

ü  Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional. 

ü  Ventas o servicios en ambulancia.

ü  Ventas o servicios a domicilio del consumidor. 

ü  Transporte de personas y sus equipajes. 

ü  Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto. 

ü  Salas de baile y discotecas.

ü  Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.

ü  Servicios de peluquerías e institutos de belleza. 

ü  Utilización de instalaciones deportivas. 

ü  Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos. 

ü  Aparcamiento de vehículos. 

ü  Servicios de videoclub. 

ü  Tintorerías y lavanderías. 

ü  Autopistas de peaje 

No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

• Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)
• Ventas a distancia.
• Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
• Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:
- Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
- Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

ü  NIF del destinatario y domicilio.

ü   Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

Factura completa

Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura completa.

¡¡¡FACTURA EQUIVOCADA!!! ¿QUÉ HAGO?

Una factura emitida nunca tiene que ser eliminada, o modificada, la legislación fiscal vigente no permite ese procedimiento. Hay que hacer una factura rectificativa o nota de crédito.

Por parte de la Agencia Tributaria se acepta ambas opciones. La diferencia entre ambas es que la factura rectificativa se emite para anular una factura cuyo IVA ya está liquidado. Es, por tanto, para anular una factura de un periodo anterior ya liquidado (mes, trimestre o año)

Pues para hacer una nota de crédito se han de seguir los siguientes pasos:

• Crear una nueva factura, en la que se diga “Nota de crédito”.
• Has de asignarle un número correlativo a la serie. Es decir, si llevas nueve facturas emitidas, la nota de crédito pasará a ser la número diez, sin importar que la factura que anule o modifique lleve el número uno o el número dos.
• Debe indicar la factura anulada. (Por ejemplo: “Número de factura original: xxxx”.
• Los importes y cantidades han de figurar en negativo.
• Se debe enviar al cliente la nota de crédito, sino le descuadrarás la contabilidad y podría tener un marrón con Hacienda.
• Una vez emitida y enviada la nota de crédito, se ha de considerar crear una nueva factura o no (con los datos correctos) en función de lo que se haya modificado, y enviársela también a tu cliente.

Para hacer una factura rectificativa
• Crear una nueva factura, en la que se diga “Factura rectificativa”.
• Asignar número de la serie Rectificativa (diferente a la factura original, por ejemplo “Rect.01”)
• Especificar el tipo impositivo y la cuota repercutida, sin hacer constar el IVA.

En todas las facturas rectificativas se hará constar su condición de rectificativa y la descripción de la causa que motiva la rectificación.

Factura Proforma

No tiene ninguna validez fiscal y contable, es un documento que indica una operación de compraventa, conviene no confundirla con la factura ordinaria ni, menos todavía, sustituirla. Suele considerarse un acuerdo entre comprador y vendedor, que en modo alguno significa un compromiso u obligación de compra venta.

La factura proforma contiene lo mismo que una factura ordinaria, sólo que ha de dejar claro que se trata de una “factura proforma” y ha de pertenecer a otra serie numérica o, simplemente, no ir numerada.
Por lo que debes tener claro que no puede sustituir numéricamente a una factura ordinaria.

Facturas en formato papel o electrónica.

Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, artículo 9: se entenderá por factura electrónica aquella factura que hay sido expedida y recibida en formato electrónico, estando condicionada su validez a que el destinatario haya dado su consentimiento a recibirla en este formato.

Dicho consentimiento puede ser implícito o táctico cuando el receptor lleve a cabo alguna acción de la que se pueda suponer su consentimiento como el procesamiento de la factura o el pago de la misma.

Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, establece por otro lado, que el consentimiento debe de ser expreso.

Para que una factura electrónica sea válida deberá cumplir los mismos requisitos que las facturas en formato papel.