Para realizar el cierre contable hay que ser ordenado y muy meticuloso, de esta manera podremos detectar aquellos posibles errores que hemos podido cometer a lo largo del ejercicio.
De una manera esquematizada y
generalizada, se pueden seguir los siguientes pasos:
1. BALANCE DE SUMAS Y SALDOS.
Este balance muestra el saldo deudor y acreedor de las cuentas de la empresa en un momento determinado, en este caso a 31 de diciembre. Los saldos deudores de las cuentas han de ser iguales a los saldos acreedores de las mismas, para producir el equilibrio deseado, de no ser así, tendremos un error en los mayores contables que tendremos que comprobar.
2. REVISAR LAS FICHAS
DEL LIBRO MAYOR.
Es necesario
revisar todas las cuentas del libro mayor para poder detectar fallos o por si
se nos ha olvidado contabilizar algo, como crear la cuenta de amortización de
un bien o algún saldo de clientes o proveedores que no corresponda con la
realidad, comprobar las cuentas de bancos y caja, etc.
Es interesante
si existe un departamento que se encarga de controlar los saldos de clientes y/o proveedores, cotejar con ellos los saldos contables.
También se pueden enviar cartas a los clientes y proveedores para saber si
coincidimos y asegurarnos de que todas las facturas y cobros o pagos están
contabilizados.
Es necesario
tener también precaución, con respecto al IVA, si hemos recibido algún anticipo
de clientes o entregas a cuenta: recuerda que los anticipos y entregas a cuenta
de clientes devengan IVA.
Las cuentas con el personal,
normalmente la cuenta 465 ha de quedar con un saldo igual al importe pendiente
de pagar correspondiente a las nóminas del mes en que se cierra la
contabilidad, si no se han pagado. Comprobaremos que las cuentas 640 y 642
tienen contabilizados las nóminas de todos los meses y extras. El saldo de la
476 será el importe del TC del último mes, a no ser que tengamos alguno
pendiente de pagar. Comprobar que todos los TCS están contabilizados.
Las cuentas de IVA , 472 Y 477 quedarán con saldo cero, si tenemos
IVA a nuestro favor estará reflejado en la cuenta 4700 y si el saldo es a favor
de Hacienda en la cuenta 4750. Comprobaremos que las cuentas de IVA soportado
e IVA repercutido del libro mayor coinciden con los libros de IVA soportado y
repercutido.
Las cuentas de retenciones de trabajadores
y profesionales 4751 tendrán el saldo del importe pendiente de ingresar
en hacienda, que será el del último trimestre.
Las cantidades retenidas a la empresa y pagos realizados por la misma a
cuenta de impuestos se contabilizan en la cuenta (473) Retenciones y pagos
a cuenta. Al final del ejercicio esta cuenta debe quedar con saldo cero porque
se regulariza en el asiento del Impuesto de Sociedades.
Comprobar las cuentas de tesorería y
otras deudas y créditos. En el caso de la caja 570, comprobaremos el
saldo a 31 de diciembre y que a lo largo del año no aparezca ningún saldo
negativo. Realizar la conciliación bancaria y comprobar los saldos de las
deudas y créditos que tengamos.
Comprobar los saldos de las fianzas
recibidas y constituidas, y pasar de largo a corto plazo.
Comprobar los saldos de las cuentas 550,
551, 552, 555. Si es posible las partidas pendientes de aplicación, la
cuenta 555, dejarla con saldo cero.
3. RECLASIFICAR LAS
CUENTAS DE LARGO A CORTO PLAZO.
Todas las
cuentas cuyo vencimiento se produzca en el año que vamos a iniciar las
reclasificaremos de largo a corto plazo.
4. CUENTAS
RELACIONADAS CON EL RESULTADO CONTABLE:
a) EXISTENCIAS,
realizar un inventario físico y el correspondiente asiento de variación de
existencias, el cual origina una pérdida o un beneficio. ( 30, 31, 32, 33, 34,
35 y 36) (610, 611, 612, 710, 711, 712 y 713).
b) INMOVILIZADO,
se podrán activar todos los gastos realizados por la propia empresa para su
propio inmovilizado usando la cuenta 73 Trabajos realizados para la empresa. Y lo
gastos en I+D que cumplan los siguientes requisitos:
- Estar específicamente individualizados por proyectos
y su coste claramente establecido para que pueda ser distribuido en el tiempo.
- Tener motivos fundados del éxito técnico y la
rentabilidad económico- comercial.
c) PROVISIONES
PARA RIESGOS Y GASTOS. Realizaremos una provisión de gastos cuando exista una
obligación futura, cierta
y valorable
en la que se va a incurrir.
d) DETERIORO
DEL VALOR DE LOS ACTIVOS, según el principio de prudencia al final del
ejercicio se tendrán en cuenta todos los riesgos y pérdidas que tengan su
origen en el presente ejercicio o anteriores, tan pronto tengamos conocimiento
de ellos. Como por ejemplo, un cliente que tengamos dudas que nos vaya a pagar,
etc. Se utilizarán los subgrupos:
- 29. Deterioro de valor de activos no corrientes.
- 39. Deterioro de valor de las existencias.
- 49. Deterioro de créditos comerciales y
provisiones a C/P.
- 59. Deterioro del valor de inversiones
financieras a C/P de activos no corrientes mantenidos para la venta.
e) AJUSTES
POR PERIODIFICACIÓN, mediante el principio del devengo ajustaremos los gastos e
ingresos al ejercicio económico que les correspondan, con independencia de que
se haya cobrado o pagado.
f) AMORTIZACIONES,
proceso por el cual se transfieren los saldos de las cuentas de inmovilizado a
la cuenta de resultados durante el periodo de vida útil del inmovilizado. En
este caso es interesante, y lo recomiendo, tener una tabla en Excel con todos
los datos del inmovilizado de nuestra empresa en el que conste los siguientes
datos: referencia, nombre, fecha de compra, importe, ubicación física, la
amortización acumulada, la dotación anual, etc.
5. CALCULAR EL
IMPUESTO DE SOCIEDADES.
Para conocer el resultado fiscal
realizaremos una serie de ajustes que establece la Ley del Impuesto de
Sociedades, para calcular la base imponible de dicho impuesto.
BASE IMPONIBLE =
RESULTADO CONTABLE +/- AJUSTES.
6. CIERRE DEL EJERCICIO.
Una vez realizado todos los pasos anteriores listaremos los libros contables que necesitemos, en papel o soporte informático y en proceder a la regularización, cierre y apertura del nuevo año contable.
6. CIERRE DEL EJERCICIO.
Una vez realizado todos los pasos anteriores listaremos los libros contables que necesitemos, en papel o soporte informático y en proceder a la regularización, cierre y apertura del nuevo año contable.
